Elektronische Vergabe ist ab Oktober 2018 Pflicht!
Unaufhaltsam schreitet die Digitalisierung voran; dies gilt auch für die Auftragsvergabe der öffentlichen Hand. Für öffentliche Vergabestellen bedeutet die elektronische Kommunikation, dass sowohl die Bekanntmachung, das Bereitstellen der Vergabeunterlagen sowie die Bieterkommunikation elektronisch ablaufen müssen. Die Bieter geben Ihre Angebote elektronisch ab und stellen bei Bedarf auch Bieterfragen elektronisch. Ergänzende Informationen oder einzureichende Nachweise werden elektronisch übermittelt.
Vorteile der E-Vergabe
Zum einen sparen alle Beteiligten Papier und zum anderen verlaufen Ausschreibungsprozesse schneller und transparenter. Das Versendungsrisiko verkleinert sich. Elektronische Angebote können „auf den letzten Drücker“ abgegeben werden. Der Verzicht auf die verpflichtende Verwendung der elektronischen Signatur hält den Aufwand für die Bieter für überschaubar und dürfte die Akzeptanz der E-Vergabe steigern.
Plattformen der E-Vergabe
Es gibt zwei unterschiedliche Arten, auf welche Weise Plattformen genutzt werden können. Beide Varianten sind gängig. Entweder Sie gelangen über den Webbrowser auf den Server des Anbieters und können sich auf dieser Plattform registrieren. Oder Sie bestellen die erforderliche Software, installieren diese, erstellen Ihr Angebot und laden es bei der ausschreibenden Stelle hoch. Mit dem Projekt XVergabe wurde ein plattformübergreifender Standard für den Austausch von Dokumenten zwischen Bietern und elektronischen Vergabeplattformen geschaffen. Das heißt, Unternehmen benötigen nur noch einen Bieterclient, um auf unterschiedliche E-Vergabe-Plattformen zugreifen zu können.
Oberschwellenbereich
Mit Ablauf des 18. Oktober 2018 ist die elektronische Vergabe für alle Vergabestellen im sogenannten Oberschwellenbereich verbindlich. Die Angebotsabgabe sowie Zusage- und Absagemitteilung erfolgt grundsätzlich nur noch elektronisch. Der seit Januar 2018 maßgebliche Schwellenwert beträgt für Bauaufträge 5.548.000,00 € und für Liefer- und Dienstleistungsaufträge 221.000,00 €.
Unterschwellenbereich
Nach dem 18. Oktober 2018 haben es die öffentlichen Auftraggeber im Unterschwellenbereich in der Hand festzulegen, ob die Angebote elektronisch und zwar entweder in Textform oder mit Signatur zu übermitteln sind. Deshalb müssen Bieter auch hier in der Lage sein, Angebote elektronisch abzugeben. Denn die bis dahin bestehende Verpflichtung, Angebote in Briefform akzeptieren zu müssen, fällt weg.
Vorgaben für die elektronische Angebotsabgabe
Grundsätzlich genügt für die elektronische Angebotsabgabe die Textform. Eine Signatur ist dann nicht erforderlich. Nur bei erhöhten Anforderungen an die Sicherheit darf eine elektronische Signatur gefordert werden. Sollte die ausschreibende Stelle ein Angebot nur mit elektronischer Signatur zulassen, benötigen Sie zusätzlich zur Teilnahme an Vergaben einen Kartenleser mit einer Signaturkarte (qualifizierte Signatur) oder ein Softwarezertifikat (fortgeschrittene Signatur). Weiterführende Informationen finden Sie unter www.vergabe.bayern.de. Unabhängig von der Frage des Signaturerfordernisses sind elektronische Angebote ausnahmslos verschlüsselt einzureichen.
Jetzt Vorbereitungen treffen
Wenn noch nicht geschehen, sollten Sie nun die notwendigen Vorbereitungen treffen, damit Sie für die E-Vergabe gut gerüstet sind!
